I. Postanowienia wstępne

1. Administratorem Państwa danych przetwarzanych jest Copper Hill Poland spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Konstruktorska 11, 02-673 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego
Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000945410, posiadającą NIP 5272985024, REGON: 520976610  („Spółka”).

2. Informacja określa zasady przetwarzania danych osobowych klientów, pracowników/osób reprezentujących klientów, kontrahentów lub dostawców Spółki.

II. Podstawa przetwarzania

1. Spółka będzie przetwarzać Państwa dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, informacje o miejscu pracy (nazwa, adres, zakres wykonywanej pracy, stanowisko służbowe), służbowy adres e-mail lub numer telefonu oraz wszelkie inne informacje przekazane przez Państwa (łącznie “Dane Osobowe”), przede wszystkim w zakresie i w celu podpisania i realizacji umowy pomiędzy Spółką a Państwa organizacją, w tym na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz innych działań, w które Państwa organizacja zaangażowała Państwa ze względu na Państwa rolę. Podstawą prawną wszystkich takich działań związanych z przetwarzaniem danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (”RODO”) tj. uzasadniony interes polegający na wypełnianiu praw i obowiązków umownych Spółki.

2. Spółka będzie również przetwarzać Państwa Dane Osobowe na warunkach określonych poniżej:

a. wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Spółce, m.in. obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu  (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

b. w celu ustalenia, dochodzenia i obrony przed możliwymi lub istniejącymi roszczeniami prawnymi, tj. w celu realizacji uzasadnionego interesu Spółki, którym jest obrona jego interesów prawnych i finansowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

c. w celu zapewnienia zgodności z wewnętrznymi procedurami i politykami, w tym zapobiegania i wykrywania naruszeń powyższego, tj. realizowania prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest upewnienie się, że działalność Spółki odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

d. w celu prowadzenia działań marketingowych usług Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

III. Środki ochrony danych osobowych

Spółka utrzymuje odpowiednie zabezpieczenia administracyjne,
techniczne i fizyczne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, nieuprawnioną zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem, niewłaściwym wykorzystaniem oraz wszelkimi innymi bezprawnymi formami przetwarzania danych osobowych.

IV. Odbiorcy danych osobowych

Spółka zapewnia poufność przetwarzanych danych osobowych.
Spółka będzie również wypełniać wszystkie wymogi prawne dotyczące przekazywania i ujawniania Państwa danych osobowych. Spółka może udostępniać Państwa dane osobowe następującym odbiorcom, w uzasadnionych przypadkach:

a) Organom uprawnionym do żądania udostępnienia danych osobowych, organom ścigania oraz sądom;

b) Podmiotom z grupy Copper Hill;

c) Usługodawcom:  świadczącym  usług IT, audytu, pomocy prawnej, ubezpieczycielom, księgowym, podmiotom świadczącym usługi w zakresie marketingowo-promocyjnych itp.;

V. Prawa w zakresie danych osobowych

Na warunkach i w zakresie wskazanym w przepisach RODO mogą
Państwu przysługiwać następujące prawa:

a)  żądanie dostępu do Państwa danych osobowych, włącznie z otrzymaniem ich kopii;

b) żądanie uzupełnienia lub poprawienia danych osobowych, jeśli są one niedokładne lub niekompletne;

c) żądanie usunięcia danych osobowych;

d) żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

e) sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.

VI. Skarga do organu nadzorczego

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do organu
nadzorczego.

VII. Przekazywanie danych do państw trzecich

Spółka przekazuje dane osobowe do podmiotów z grupy Copper
Hill oraz podmiotów z nimi współpracujących mających siedzibę poza EOG, w tym
do spółki dominującej, która ma siedzibę w USA. Transfery będą dokonywane z
zapewnieniem zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w
szczególności przez zawarcie i stosowanie Standardowych Klauzul Umownych oraz
po uzyskaniu przez nas pewności co do bezpieczeństwa przesyłanych danych.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Spółka nie będzie podejmować w stosunku do Państwa żadnych
decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Państwa danych osobowych, w tym na profilowaniu.

IX. Źródło pochodzenia danych osobowych

W zakresie, w jakim Spółka nie otrzymuje danych bezpośrednio
od Państwa, źródłem danych jest Państwa organizacja lub jej wpis do publicznie dostępnego rejestru przedsiębiorców. Jeżeli Spółka zbiera dane bezpośrednio od Państwa, ich podanie jest dobrowolne, ale może być niezbędne do podpisania i realizacji umowy z Państwa organizacją

X. Okres przechowywania danych osobowych

Spółka przechowuje Dane Osobowe przez czas potrzebny do
wykonania Umowy, a poza tym przechowuje je tylko tak długo, jak Spółka jest do tego zobowiązana na mocy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów prawa handlowego i podatkowego. Spółka może również przechowywać Dane Osobowe dłużej, jeśli jest to konieczne do ustalenia, zbadania i obrony przed roszczeniami prawnymi.

XI. Kontakt

W wypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem
Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się ze Spółką pod poniższym adresem [ gdpr@copper-hill-inc.com].